EVENT SPACE / KOFFIE OP LOCATIE
Een speciale vergadering, een off-grid rally, een beurs of een groot publieksevenement — koffie op locatie hoort er in elke vorm bij.
KOFFIECATERING IN BEWEGING / AUTOPLAY SCENE
KOFFIES PER UUR
MET 1 ZETGROEP + 1 BARISTA
EERDER KOFFIE GESERVEERD VOOR
Vraag direct een offerte aan met een rekentool op basis van dagen, uren, aantal gasten en gewenste opties. Reactie binnen 24 uur.
DAGEN · UREN · GASTEN · OPTIES
Vraag direct een offerte aan met een rekentool op basis van dagen, uren, aantal gasten en gewenste opties.
02—DE PIEK
NIET HET TOTAAL
Zodra helder is wat voor soort event het wordt, bepalen we samen de capaciteit. Dat draait niet om het totale aantal koffies op de dag, maar om de piek: wat moet er in vijf minuten uit de bar komen? Op een event wil vaak iedereen tegelijk koffie — juist na een moment dat de aandacht elders had, zoals een keynote of pauze.
PIEKMOMENT = ALLES KOMT TEGELIJK
60
Klein: een verjaardag bij een kantoor op de Zuidas. Ochtendkoffiebar, 60 gasten, kleine meeting-setup, 1 barista.
4.000
Groot: een bedrijfsfeest op het NDSM-terrein, 4.000 gasten. Binnen een paar uur tijd zo’n 1.000 ice matcha latte’s, geserveerd met 3 barista’s op een 3-groeps machine, aangevoerd met een elektrische truck.
10.000+
Zeer groot: een publieksevenement met 10.000+ bezoekers, bediend vanaf 3 verschillende koffiepunten verspreid over het terrein. Op deze schaal is één grote bar niet de oplossing — meerdere kleinere punten spreiden zowel de piek als de loopafstand voor bezoekers.
De kleinste opstelling werkt op een gewoon stopcontact (230V) en kan zelfs volledig off-grid, zonder stroomaansluiting. Grotere opstellingen hebben krachtstroom nodig (16A). We stemmen dit vooraf altijd af met de locatie of standbouwer, samen met de plattegrond. Alle setups zijn venue-proof en stil genoeg voor congreszalen.
Met het soort event en de capaciteit helder, is de laatste stap een richtprijs. De prijs per kopje is niet vast — die is elastisch, en hangt af van de grootte van het event. Barista, machine, bar setup en organisatie zijn grotendeels vaste kosten, ongeacht of er 50 of 4.000 gasten zijn. Bij een klein event verdeel je die vaste kosten over relatief weinig kopjes, dus ligt de prijs per kopje hoger — dat maakt het ook een persoonlijkere, meer luxe ervaring. Bij een groot event verdelen diezelfde vaste kosten zich over veel meer kopjes, en daalt de prijs per kopje flink.
Concreet voorbeeld: voor een kleine setup — zo’n 100 gasten, 5 uur service, 1 barista — kom je op ongeveer €800 excl. BTW. Bij een groot meerdaags evenement met honderden of duizenden kopjes verdelen de vaste kosten zich over een veel groter volume, en ligt de prijs per kopje aanzienlijk lager — het exacte bedrag hangt dan af van de specifieke opzet.
Bij een meerdaags event geldt bovendien: transport en instelling van machine en bar gebeuren maar één keer. Vanaf de tweede dag betaal je daarom nog maar de helft van de dagprijs voor machine en bar setup.
Reiskosten en eventuele parkeerkosten op locatie zijn niet inbegrepen — binnen Amsterdam is reizen gratis, daarbuiten transparant opgenomen in de offerte.
Wat kost koffiecatering per persoon?
Dat is geen vast bedrag — de prijs per kopje hangt af van de grootte van het event. Barista, machine, bar setup en organisatie zijn grotendeels vaste kosten; bij een klein event verdeel je die over weinig kopjes (hogere prijs per kopje), bij een groot event over veel meer kopjes (lagere prijs per kopje).
Hoe werkt de korting op machine en bar vanaf de tweede dag?
De grote inspanning — transport en instelling — gebeurt op dag 1. Vanaf dag 2 betaal je daarom nog maar de helft van de dagprijs voor machine en bar setup.
Wat als het event langer duurt dan gepland?
Minimale service is 4 uur per dag. Uitloop wordt in overleg berekend, à €60 per barista per uur — altijd vooraf besproken, geen verrassingen achteraf.
Wat valt onder ‘fair use’ bij de dranken?
Normaal verbruik voor het aantal gasten — gemiddeld 2 tot 3 koffies per gast per event. Bij structureel veel hoger verbruik bespreken we dat vooraf.
Kan ik ook alleen een machine huren, zonder barista?
Nee. We leveren altijd een complete setup inclusief barista — zonder begeleiding kunnen we de kwaliteit niet garanderen.
Hoeveel koffie kan één opstelling per uur maken?
Onze kleinste setup (1 zetgroep, 1 barista) zet ongeveer 60 koffies per uur bij een realistische cappuccino/latte-mix, tot zo’n 150 koffies op een dag zonder scherpe piek. Belangrijker dan het dagtotaal is de piek: wat moet er in vijf minuten uit de bar komen, bijvoorbeeld direct na een pauze of presentatie? Bij hogere volumes of een scherpe piek schalen we op naar meer zetgroepen én meer barista’s tegelijk.
Kan ik ook alleen een barista inhuren, zonder de rest van de catering?
Bereken een indicatie en vraag direct een offerte aan. Reactie binnen 24 uur.
Vraag offerte aan
